Подотчёт

Подотчёт — это деньги компании, выданные сотруднику на расходы: закупку, бензин, хозяйственные мелочи. Aynes ведёт для каждого сотрудника отдельную подотчётную кассу и показывает, сколько денег у него на руках и сколько дней он не отчитывался.

Выдать деньги под отчёт

1. 1Откройте Инструменты → Подотчёт. Вверху — сколько всего денег на руках у сотрудников, ниже — таблица: у кого сколько, когда был последний отчёт и сколько дней без отчёта.

2. 2Нажмите Выдать под отчёт. Выберите сотрудника и кассу, из которой выдаёте наличные, впишите сумму и дату и нажмите Выдать под отчёт. Подотчётная касса сотрудника заведётся сама при первой выдаче.

3. 3Перевели деньги сотруднику на личную карту? Найдите эту операцию в выписке, откройте её карточку и нажмите Это выдача под отчёт →.

Сотрудник отчитывается

4. 4Сотрудник записывает траты в Telegram: в мини-приложении Расход → Наличными → касса Из подотчёта, сумма и категория (см. Telegram). Остаток на руках уменьшается сразу.
5. 5Если потратил больше, чем получил, остаток уйдёт в минус — это значит «компания должна сотруднику».

Вернуть остаток или возместить перерасход

6. 6В строке сотрудника нажмите Принять возврат, если он вернул неистраченные деньги в кассу, или Возместить перерасход, если компания отдаёт ему потраченное сверх выданного. Выдать ещё — новая выдача тому же сотруднику.
7. 7Движения — все выдачи, траты и возвраты по сотруднику с датами и тем, кто записал.

Напоминания

8. 8Если деньги лежат на руках дольше срока без трат и возврата, строка становится красной, а сотруднику приходит напоминание в Telegram. Срок (по умолчанию 7 дней, 0 — выключено) задаётся в Настройки → Мини-апп.

Кто видит подотчёт всех сотрудников и кто может выдавать деньги, решают права Видеть подотчёт всех сотрудников и Выдавать деньги под отчёт, принимать возврат и возмещать перерасход. Сотрудник без этих прав видит только свой подотчёт.