Telegram — бот, сводки и мини-приложение

У Aynes есть бот в Telegram. Он присылает заявки на согласование с кнопками, сообщает о решениях и платежах, каждое утро присылает сводку по деньгам, а для сотрудников открывает мини-приложение: записать расход, приложить чек, подать заявку — прямо из телефона.

Привязать Telegram

1. 1На сайте откройте Профиль (имя внизу левой панели) и найдите блок Telegram. Нажмите Выпустить код — появится Код привязки вида ABCD-1234, он действует 15 минут.

2. 2Нажмите Открыть в Telegram — откроется мини-приложение, и код подставится сам; останется подтвердить привязку.
3. 3Или найдите бота сами, отправьте /start, нажмите кнопку Открыть приложение, введите код в поле Привязать аккаунт и нажмите Привязать. Готово — теперь уведомления будут приходить в Telegram.

Решения по заявкам из чата

Если вы согласуете заявки, бот пришлёт каждую новую заявку с кнопками Одобрить и Отклонить. При отклонении он попросит написать причину ответом на сообщение — на это есть 30 минут. Подробнее — в статье Заявки на оплату и согласование.

Утренняя сводка и уведомления

4. 4Владельцу и администраторам с понедельника по субботу в 08:40 приходит Утренняя сводка: что было вчера и за месяц, куда ушли деньги, остаток, хватит ли на ближайшую зарплату и когда возможен кассовый разрыв.
5. 5Что присылать, настраивается в Профиле, в блоке Уведомления в Telegram: заявки на решение, решения по своим заявкам, «платёж прошёл», кассовый разрыв, превышение бюджета, «банк молчит», напоминание загрузить выписку и другие. Ненужное выключите и нажмите Сохранить.
6. 6Не беспокоить ночью — уведомления, пришедшие ночью, бот отложит до утра.

Мини-приложение для сотрудников

Сотрудник, который тратит деньги компании (закупщик, администратор, водитель), записывает расходы прямо в Telegram — бухгалтеру не нужно собирать чеки и переспрашивать.

7. 7Пригласите сотрудника: Настройки → Пользователи → + Пригласить → Ссылкой для Telegram. Впишите имя (почта — по желанию), нажмите Создать ссылку и отправьте её сотруднику. Он откроет ссылку в Telegram и нажмёт Принять приглашение.
8. 8Включите сотруднику право Записывать свои платежи в мини-приложении Telegram (в Правах), а его банковскую карту заведите в Настройки → Мини-апп (последние 4 цифры, счёт карты и сотрудник).
9. 9Расход — сотрудник выбирает, чем платил: Картой или Наличными, вводит сумму, категорию и комментарий и нажимает Записать расход. Наличные сразу становятся операцией кассы. Расход картой ждёт выписку банка и сам находит свою операцией, когда она придёт; спорные случаи разбирает бухгалтер на экране Платежи из мини-аппа.

10. 10Из банка — списания по картам сотрудника из выписки, которые ещё никто не разнёс. Сотрудник нажимает Объяснить у своей покупки и указывает, на что потрачено.

11. 11История — свои платежи, заявки и подотчёт. Расход картой до подтверждения банком можно Изменить или Отменить; дальше правит бухгалтер на сайте.

Ещё в мини-приложении есть вкладки Приход (наличные в кассу), Заявка (заявка на оплату с фото чека) и Остатки — если сотруднику открыто право видеть балансы счетов.

Рабочую группу организации тоже можно подключить: Настройки → Мини-апп → Подключить группу — туда будут приходить сообщения о платежах сотрудников. Суммы и имена в группе видят все её участники.